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【Excel】-入力規則のリスト参照先に別シートのデータを指定する

 前回に続いて会社で質問されたExcelのTips……というほどでもないけれど、使い方をひとつ紹介しようかと。
 紹介するのは、[データ]-[入力規則]の「リスト」を選択することで作成できる、ドロップリストについての小技です。

ドロップリスト選択

 ドロップダウンリストを作成する方法にはいくつかあり、、[データ]-[入力規則]から作成する場合、「入力値の種類」で「リスト」を選択し、そしてその後「元の値」に選択肢となるデータ(上記図のリンゴ、オレンジなど)を入力、あるいは選択肢となるデータが入力されたセル範囲を指定する必要があります。

 データの指定は「,(半角カンマ)」で区切りながらひとつひとつ入力していくよりも、選択肢となるデータが入力されているセル範囲を選ぶ方が楽なのですが、この時指定できるセル範囲はドロップダウンリストを作成するシートと同じシート内にある必要があります。

 つまり「元の値」でセル範囲を指定する場合、同シート内に参照元となるデータのリストを作成しておく必要があります。

 ですが同シート内にデータのリストがあると、何かの拍子でデータに変更を加えてしまったり、あるいは印刷時に余計な部分がついてきたり、あるいは単純に体裁的な問題などと色々不便も多いため、データのリストはドロップダウンリストがあるシート内ではなく、別のシートに分けて作成しておいた方が色々と利便性が高まります。
 入力規則でのリスト作成において「元の値」の参照元となるデータのリストを別シートに作成し、そこを指定するためには、データのリストとなるセル範囲に名前の「定義」する必要があります。

 名前の定義は、[挿入]-[名前]ー[定義]から行えます。

名前の定義

 データのリスト元となるセル範囲を選択し、適当な名前(ここでは「果物」)をつけて、そのセル範囲の名前の定義を行います。

 後はドロップダウンリストを作成したいシートに戻り、「元の値」に先程定義した名前を「=○○」というように入力します。

111120_03.jpg


 そうすればドロップリストのメニューに、先程別シートで名前を定義したセル範囲のデータ内容が表示され、選択できるようになります。
 元の値に名前を入力する時、名前の前に「=(半角イコール)」を忘れないように入力するようにしましょう。


 データのリストを別シートに分けて作成しておけば、誤って内容を変更してしまうことも少なくなりますし、データの修正や複数のシートからの参照も容易になります。




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 PCやデジタル機器類いじりの他にも、あれやこれやと趣味を持つ器用貧乏な奈良県民。
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